Pencarian isi file dengan Windows Indexing Service melalui Jaringan

Windows menyediakan Windows Indexing Service untuk mempercepat pencarian dokumen-dokumen anda. Lihat link berikut ini untuk melakukan konfigurasi agar Windows Indexing Service anda berjalan efisien dan tidak mengganggu performansi komputer:

Konfigurasi Windows Indexing Service

Setelah melakukan konfigurasi, muncul pertanyaan berikutnya:
Bagaimana agar pencarian bisa dilakukan dari komputer lain?


Big Picture

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, gambaran besar yang terpikirkan ada 2 model, yaitu:

Search Companion (SC) : tools search desktop bawaan windows, bisa diakses melalui Start – Search atau tombol Search di Windows Explorer. Banyak tools search desktop yang sudah dikembangkan (free dan berbayar) contohnya Windows Desktop Search, Google Desktop Search, Yahoo Desktop Search, dll.

Model 1 adalah model yang paling sederhana dalam pencarian isi file melalui jaringan. Model ini cocok apabila ada pengelompokkan katalog tertentu untuk setiap user atau group user, misalnya katalog marketing (folder marketing) untuk group user marketing, dst. Sedangkan jika tidak ada pengelompokkan katalog yang jelas, model ini akan menghasilkan index yang sama di setiap komputer user (negatif poin). Sebaliknya model 2 bisa mengatasi kelemahan yang muncul di model 1.

Windows Indexing Service - Alias

Beruntung karena Windows Indexing Service memungkinkan untuk menambahkan shared folder dalam katalog, sehingga jika anda menambahkan shared folder ke dalam "Directories" indexing, maka semua user yang memiliki akses ke shared folder tersebut bisa melakukan pencarian dengan cepat.

Berikut ini garis besar konfigurasinya:


1. Buat share folder dan atur hak akses user yang boleh melihat isi folder tersebut. Share folder ini nantinya akan dimasukkan dalam daftar "Directories" indexing.
2. Konfigurasi Windows Indexing Service pastikan share folder (no 1) dimasukkan dalam "Directories"
3. Setting "Network Share Alias" agar ditambahkan secara otomatis pada saat melakukan indexing, caranya:
• Klik kanan "Index Local On Local Machine" dan pilih "Properties".
• Centang "Add Network Share Alias Automatically" yang ada di tab "Tracking"
  
• Klik kanan katalog yang sudah anda buat dan pilih "Properties".
• Pada tab "Tracking" ada 2 pilihan:
• "Add Network Share Alias Automatically". Jika anda centang pilihan ini, berarti penambahan Network Share Alias tidak tergantung dari setingan "Index Local On Local Machine".
• "Inherit above settings from Service", artinya katalog ini tergantung dari setingan "Index Local On Local Machine". Saran saya pilih yang ini saja.
  
4. Restart Windows Indexing Service dan biarkan idle beberapa saat.
   
5. Anda bisa lihat pada list "Directories" akan ada tambahan folder yang sama, namun data aliasnya terisi. Folder ini menunjukkan shared folder
6. Buka Search Companion dari komputer client (pastikan user ini memiliki akses ke folder yang dishare di no 1)
7. Isi "Look in" sesuai dengan nama alias share folder, \\nama_server\nama_folder.
8. Masukkan kata kunci yang ingin dicari pada kolom "A word or phrase in the file"
9. Tekan tombol "Search"